Segreteria direzione (1 addetto a tempo indeterminato)
- attività di segreteria;
- gestione del protocollo e dell’archivio generale;
- rilevamento presenze personale;
- gestione informatica;
- servizi generali.


Ufficio amministrativo (1 addetto a tempo indeterminato)
- gestione della contabilità;
- predisposizione del bilancio;
- assolvimento degli adempimenti fiscali-societari

- responsabile anticorruzione e trasparenza dal 11 aprile 2017.


Ufficio contratti (3 addetti a tempo indeterminato)
- predisposizione e gestione dei bandi di locazione degli immobili;
- rapporti con assegnatari e attività inerente alla stipula dei contratti;
- coordinamento attività uffici regionali per bandi, contratti e problematiche conduttori
- gestione delle volture;
- responsabile anticorruzione e trasparenza, fino al 10 aprile 2017..


Ufficio legale (1 addetto a tempo indeterminato + 1 consulente)
- gestione delle controversie con gli inquilini;
- segreteria legale;
- coordinamento consulenti legali esterni.


Ufficio tecnico (1 consulente)
- stima dei valori immobili e dell’importo delle locazioni;
- assistenza tecnica e supervisione delle attività manutentive di immobili in gestione;
- gestione procedure di affidamento dei lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria.


Ufficio patrimonio (9 addetti a tempo indeterminato)
- gestione dei contratti di locazione;
- gestione del sistema di pagamento dei canoni di locazione;
- variazione archivio immobili (per vendite, nuove acquisizioni, passaggi da strumentale a reddito e viceversa);
- calcolo imponibile reddito dei fabbricati e terreni (quadri RA e RB) per dichiarazione Unico dell’Istituto;
- calcolo imponibile dell’imposta da pagare IMU/TASI degli immobili da reddito di proprietà dell’Istituto;
- verifiche su accertamenti ICI/IMU;
- gestione degli adempimenti fiscali e catastali degli immobili in gestione;
- registrazione e pagamento fatture, utenze immobili in gestione;
- gestione piccola cassa sede;
- gestione del centro elaborazione dati dei locatari;
- elaborazione e redazione rendiconto gestione immobiliare.


Gli uffici periferici sono:
- Ufficio periferico IGEI - Roma 1 (Regioni: LAZIO, ABRUZZO, UMBRIA);
- Ufficio periferico IGEI - Milano (Regioni: LOMBARDIA);
- Ufficio periferico IGEI - Trieste (Regioni: FRIULI VENEZIA GIULIA, PIEMONTE, VENETO, TRENTINO, LIGURIA, SARDEGNA);
- Ufficio periferico IGEI - Bologna (Regioni: EMILIA ROMAGNA, TOSCANA. MARCHE);
- Ufficio periferico IGEI – Napoli (Regioni: CAMPANIA, CALABRIA. PUGLIA, SICILIA, BASILICATA, MOLISE)
Con i predetti incarichi, IGEI ha affidato ai soci privati l’espletamento delle attività comprese nei processi amministrativo e tecnico per la gestione degli immobili, in piena collaborazione con gli uffici della sede di IGEI. In particolare, sono svolte dagli uffici periferici le seguenti attività.


ATTIVITÀ AMMINISTRATIVE
- Tenuta dei rapporti con gli inquilini e il portierato, in ordine a qualunque aspetto riguardante la gestione dei contratti di affitto;
- stipula dei rinnovi dei contratti di locazione ad uso abitativo e dei contratti ad uso diverso dall’abitativo, questi ultimi il cui canone annuo non superi euro 2.582,28, utilizzando la documentazione fornita da IGEI e nel rispetto delle direttive impartite dalla medesima Società;
- stesura e sottoscrizione (da parte del conduttore) dei nuovi contratti di locazione ad uso abitativo e ad uso diverso secondo le indicazioni fornite da IGEI, che rimane titolare del potere di firma;
- verifica delle morosità e sollecito dei conduttori morosi;
- assistenza alla funzione legale di IGEI per il contenzioso;
- segnalazione alla IGEI di situazioni di abusivismo o di illegittimità nella conduzione delle unità immobiliari, al fine di consentirne il perseguimento nelle sedi più opportune;
- tenuta dei rapporti con le istituzioni locali (uffici periferici INPS, enti locali, prefetture, sindacati di categoria, ecc.);
- collaborazione con la sede di IGEI e messa a disposizione delle informazioni necessarie all’espletamento dei servizi amministrativi, fiscali, ecc.;


ATTIVITÀ TECNICHE
- Controllo costante dello stato fisico dei fabbricati assegnati, mediante sopralluoghi periodici;
- predisposizione di ogni atto o pratica nei confronti di qualsiasi autorità pubblica o soggetto privato, necessario o utile agli adempimenti connessi alla gestione degli immobili assegnati, con la tempestività adeguata al tipo di evento constatato;
- segnalazione tempestiva alla IGEI di ogni eventuale abuso o anomalia o irregolarità commesse ai danni dei fabbricati assegnati;
- gestione delle richieste degli interventi per la manutenzione ordinaria e per la manutenzione straordinaria indifferibile;
- scelta dei fornitori, assegnazione e controllo dei lavori, collaudo e verifica della correttezza amministrativa, in ottemperanza alle procedure disciplinate da IGEI;
- gestione dei consumi: scelta dei fornitori, tenuta dei rapporti con i soggetti eroganti, controllo della rispondenza delle forniture ricevute, in ottemperanza alle procedure disciplinate da IGEI;
- valutazione e stima delle unità immobiliari, finalizzate alle trattative negoziali;
- coordinamento ed assistenza all’espletamento delle pratiche catastali.